Cinco passos para organizar um evento

Cinco passos para organizar um evento

Organizar um evento exige tempo, disposição e muitas vezes um grande esforço de sua equipe. O palavra de ordem para qualquer organizador de eventos é planejamento. Se você precisa entender por onde começar, esse texto promete de uma forma simples e direta elencar alguns passos para organizar um evento de sucesso

Independente do porte do evento, formato e propósito, existem algumas dicas cruciais para que tudo corra bem em todas as fases de um evento: o pré-evento, trans-evento e o pós-evento.  Confira a seguir!

1 – Liste Tudo!

Ao colocar no papel ou na tela do computador todas as tarefas a serem executadas, você consegue tornar as atividades mais visuais e assim, delegar as funções. É primordial separar por pré-evento, durante o evento e pós, pois existem tarefas específicas para cada momento.

Além de colocar todas as atividades a serem realizadas, é muito importante definir quem serão os responsáveis. Se você já tem uma equipe com tarefas divididas, é interessante repassar todos os pontos da lista e verificar o andamento de acordo com as etapas. Caso contrário, crie uma dinâmica de trabalho de acordo com o perfil dos responsáveis!

Nesse sentido, o pré-evento é uma das partes que requer maior planejamento. É quando a equipe pode verificar todos os possíveis problemas e gerenciar os riscos, traçando planos de ação para cada momento.

Existem alguns aplicativos gratuitos que podem facilitar essa organização em listas, como o Trello e o Freedcamp.

2 –  Escolha um espaço adequado

Escolher um espaço adequado para o seu evento, independente de qual for o tipo. Entender qual as necessidades de infraestrutura é essencial para um evento de sucesso. Verificar também quais equipamentos serão utilizados, principalmente os relacionados à som e iluminação são prioridade.

3 – Defina uma data interessante

Se o seu evento é para o público externo, definir uma data é essencial para o sucesso de vendas de ingresso, por exemplo. Entenda o turno de trabalho do seu público, qual dia da semana haveria maior adesão e principalmente, a duração – essas dicas são importantes também caso seu evento seja organizado para a própria empresa.

4 –  Defina o tema do evento

O tema tem muita importância se o evento é organizado para a sua empresa. Entender a necessidade dos funcionários e transformar em um tema instigante é fazer com que o evento seja não só uma ação pontual, mas que também traga retorno à longo prazo. Já falamos aqui como um evento pode contribuir para o clima organizacional da sua empresa e até motivar seus colaboradores.

Caso o seu evento seja para um público externo, uma pesquisa de mercado é uma ação que pode te auxiliar!

5 – Escolha um bom palestrante

Escolher palestrantes é uma das preocupações se você quer organizar eventos!

O conteúdo é a alma de um evento. Ele pode tanto corroborar para que os convidados e participantes fiquem maravilhados ou, dependendo da escolha, pode fazer com que os espectadores se decepcionem e vejam o evento de forma ruim. É o que você deve se atentar na hora de organizar eventos!

Se você precisa de ajuda nesse ponto, nós da Motiveação Palestras estamos prontos para fazer do seu evento, um sucesso! Podemos fazer uma consultoria e definir qual o nome mais indicado para a sua necessidade!

Conheça nossos palestrantes pelo link: http://bit.ly/PalestrantesMotiveacao

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