3 ferramentas essenciais para gerir equipes e ter alta performance

3 ferramentas essenciais para gerir equipes e ter alta performance

O mundo na palma da mão! Essa frase nunca se fez tão verdadeira, com os celulares cada vez mais “smart” e a tecnologia mobile suprindo necessidades que nem sabíamos que existia e com isso, a comunicação deu um salto evolutivo nos últimos anos. Hoje é significativa a forma com a qual direcionamos algumas das nossas ações atrelando-as à tecnologia. Desde as ações mais cotidianas como conversar com familiares, organizar o happy hour com colegas do trabalho, até as tarefas de maior responsabilidade como gerenciamento de bancos, pagamentos de contas, entre outros.

No cenário corporativo não é diferente. O uso da tecnologia é essencial para a agilidade, organização e praticidade no mundo dos negócios, pois é discrepante a diferença de resultados quando vinculamos a tomada de decisões de uma empresa ao uso de certas ferramentas que viabilizam administração de tempo, comunicação instantânea e planejamento.

Ferramentas de gerenciamento de projetos

Existem hoje disponíveis na internet, inúmeras ferramentas para gerenciamento de projetos. As mais populares, são: Trello, Microsoft Project, Produteev e muitas outras que, inclusive, estão disponíveis gratuitamente para download.

Quando pensamos em inserir ferramentas que vão auxiliar no gerenciamento da equipe e das suas atividades, o foco precisa sempre ser em solução de problemas, em diminuição de contratempos, organização, planejamento e é claro, em alto desempenho da equipe.

Para uma gestão de sucesso, não podemos nos permitir cometer erros crassos, como a desorganização. Planejamento é o primeiro passo para tudo e o uso de ferramentas de gerenciamento de projetos como essas tornam viável o planejamento desde a sua elaboração, execução, controle até a mensuração de resultados sem a necessidade de desgastar o líder com excessivas cobranças, deixando-o disponível para outras atividades mais importantes loanforza.com.

Dentro do planejamento, um dos passos mais importantes é a organização e distribuição do tempo. Um cronograma sincronizado coletivamente resulta em uma operação leve para o líder e seus liderados. Um trabalho sempre está ligado a outro e a empresa deve funcionar como engrenagens. Usar algumas ferramentas de gerenciamento de projetos é uma forma potencializar o giro das engrenagens e mitigar as chances de alguma peça importante parar de funcionar, sem ser notada.  

Aplicativos de mensagens instantâneas

WhatsApp, Slack, Skype já são hoje ferramentas indispensáveis na maioria das empresas e auxiliam e muito, a vida de todo mundo na hora de se comunicar com mais rapidez e até para o armazenamento e registro de conversas e demandas de trabalho. É vista hoje como o básico do básico quando pensamos em tecnologia para gerir equipe.

Para uma utilização inteligente e eficiente de mensagens instantâneas dentro de uma empresa é necessário estabelecer algumas políticas de uso, a fim de evitar problemas. Criar grupos para otimizar a comunicação e interagir equipes é uma forma. Evitar spam e conversas aleatórias, para que os assuntos importantes nos grupos não se percam é outra e o compartilhamento de conteúdo corporativo com terceiros deve ser proibido. Seguindo a política criada, estes aplicativos podem aperfeiçoar o tempo dos colaboradores agilizando a comunicação independente da distância.

A praticidade que um grupo de WhatsApp, por exemplo, proporciona porém, não deve extinguir de vez a formalidade dos documentos impressos e e-mails, tampouco a comunicação pessoal.  A finalidade de uma mensagem é viabilizar a comunicação mais rápida e mais objetiva e esta deve estreitar e não distanciar o relacionamento entre o gestor e os membros de sua equipe.

Ferramentas de transmissão de vídeo

Para que você não caia no erro de utilizar um milhão de aplicativos, ferramentas e correr o risco de deixar sua empresa com cara de ‘robô’, uma ferramenta que pode fazer a diferença e trazer um contato mais humanizado com a equipe e até com o cliente é apostar em ferramentas de transmissão de vídeo.

Mais uma vez, o Skype é uma das ferramentas comumente utilizada para este fim. Além dela, podemos encontrar o Hangout, além do Instagram e WhatsApp também contemplarem.

Com essas ferramentas, é possível reduzir o tempo e os custos com deslocamento realizando reuniões em videoconferências. Além do contato visual, que é de extrema importância para se avaliar a reação dos participantes acerca dos assuntos tratados, o uso dessas ferramentas faz com que a comunicação fique mais clara e objetiva possibilitando, por exemplo, que as dúvidas sejam sanadas em tempo real, e as tomadas de decisões sejam imediatos proporcionando assim, maior produtividade, já que o tempo ganho pode ser direcionado às atividades mais relevantes ao processo.

Independentemente das ferramentas e dos meios tecnológicos que você utiliza ou vai passar a utilizar para gerir sua equipe, vale sempre lembrar que ainda estamos falando de pessoas. E que o que vai fazer a diferença é: você aproveitar desses recursos para facilitar os processos da empresa e da equipe sem se esquecer delas.

Vale ainda testar e perguntar para a equipe qual mais se encaixa para cada situação e para cada tipo de projeto ou trabalho. Personalizar as ferramentas e deixa-las com a cara do seu time, com toda a certeza, fará toda a diferença of my mom caught me fucking – YesGirls!

Prof. Francisco Almeida

Especialista em Gestão de Pessoas e Liderança

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